Documentatie: 2in4mU

Een programma dat telefoongegevens in een kantooromgeving centraal bewaart. Ieder telefoontje dat voor een afwezige binnenkomt, wordt genoteerd in de vorm van enkele essentiele gegevens zoals de naam van de beller, voor wie het bestemd is en welke actie verwacht wordt. Degene die gebeld is kan later snel een overzicht verkrijgen over openstaande notities en na afhandelen ervan de notite aanmerken als zodanig. Anderzijds kan degene die het kantoor verlaat in dit programma zijn afwezigheid aangeven en een afwezigheidsboodschap invullen.

De gegevens worden centraal bewaard in een access database (niet in de demo).

 

 

Notitie in readonly modus. Dit tabblad is bestemd voor degene die telefoontjes aanneemt. Snel is duidelijk of iemand die gebeld is aanwezig is en zo niet, wat dan de boodschap is.

Dit tabblad wordt vooral gebruikt om nieuwe notities in te voeren. Daarnaast zijn details van notities te wijzigen. De velden 'bestemd voor' en 'aktie' zijn met radioknoppen uitgevoerd: dat is overzichtelijk en er is vlot op te klikken (in tegenstelling tot comboboxen). Nadeel is wel dat het aantal 'bestemd voor' velden beperkt is tot 10.

 

 

Notitie in bewerkmodus. Er is alleen controle ingebouwd op het ingevuld zijn van aangenomen door, beller en inzake. Verder moet in de beide velden met radioknoppen een selectie gemaakt zijn. Er is geen controle op validiteit van de invoergegevens.

 

 

Overzicht van notities

Dit is het tabblad voor de maat (degene voor wie telefoontjes bestemd kunnen zijn). Hier kan hij snel zien welke notities nog open staan en deze na afhandeling afvinken. Door op de knop met de eigen naam te klikken selecteert hij alleen zijn eigen notities. Op iedere kolom is te sorteren door op de kolomkop te klikken.

nb desgewenst kan met deze tab worden opgestart i.p.v. met notitie

 

tab Info: afwezigheidsboodschappen 

Deze zijn vrij in te vullen of ook kan men een waarde selecteren uit de combobox. Naast de comboboxen zijn knoppen gedacht (die nu onzichtbaar zijn) die met duidelijke pictogrammen voorzien moeten worden en dan nog sneller en intuitiever kunnen werken dan de comboboxen.
Statistieken. Per maat wordt hier zichtbaar hoeveel notites voor hem bestemd zijn, hoeveel er afgehandeld zijn. Bovendien wordt hier duidelijk wat de gemiddelde duur is dat notities open hebben gestaan en wat de gemiddelde duur is dat actuele notites open staan.

 

Zoeken in een of meer velden.

Er wordt naar sleutelwoorden in de gewenste velden gezocht. Men kan kiezen voor een exacte match.

Als het veld leeg is of er geen veld geselecteerd is resulteert een foutmelding en komt men terug in de dialoog.

Notities Verwijderen.

Eventueel met op te geven drempeldatum Na invullen van een datum wordt eerst gemeld hoe het systeem de datum heeft begrepen en wordt de gebruiker om bevestiging gevraagd voordat er daadwerkelijk verwijdering plaatsvindt.

Instellingen.

Hier kan men een aantal voorkeursinstellingen aangeven, die tussen de sessies door (in de registry) bewaard worden.

Initialen.

Hier kunnen de namen van mensen voor wie telefoontjes bestemd zijn worden gemuteerd.

Namen.

Hier kunnen de namen worden ingevuld van de mensen die de telefoon aannemen.